Grundlagen des Business Process Management

Business Process Managment

Grundlagen des Business Process Management

Das grundlegende Business Process Management beginnt oft mit Geschäftsprozessmodellen. Die Verantwortlichen für das Business Process Management stehen vor vielen Herausforderungen, wie etwa der strukturierten Verwaltung ihrer Prozessmodelle. Die Verantwortlichen haben häufig mit schwer zu pflegenden und zu verwaltenden Prozessmodellen zu kämpfen, sowie mit Visualisierungen, die keine transparente Sicht auf das Unternehmen bieten.

Geschäftsprozessmodelle sind ein wirksames Mittel zur Beschreibung, Analyse und Kommunikation von Prozessen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in ihrer Gestaltung sowie in der Art und Weise, wie Sie Ihre Modelle dokumentieren und zugänglich machen.

Wie können Sie Geschäftsprozessmodelle optimal nutzen?

Bestimmen Sie das Ziel
Die Erstellung von Prozessmodellen ist kein Selbstzweck. Prozessmodelle tragen dazu bei, ein Ziel zu erreichen. Mit ihrer Hilfe können Sie beispielsweise alternative Prozessabläufe vergleichen, um die Produktionszeit, zum Beispiel von Fahrrädern, zu verkürzen. Was möchten Sie erreichen? In diesem Blog verwende ich das Beispiel der fiktiven Organisation „BizzCorp“, die an zahlreichen langfristigen Projekten arbeitet. Das Hauptziel für BizzCorp ist die Verwendung von Prozessmodellen, um die Onboarding-Zeit von Mitarbeitern zu verkürzen. Ihr sekundäres Ziel ist die Unterstützung von Projekten durch die Verwendung der richtigen Templates und Verfahren für die Arbeit.
Bestimmen Sie Fokusgruppen
Wer soll die Prozessmodelle nutzen? Versetzen Sie sich in die Personen in Ihren Fokusgruppen hinein; stellen Sie sich vor, was für Menschen sie sind und in welchen Situationen sie Ihre Prozessmodelle verwenden. In unserer Organisation BizzCorp gibt es beispielsweise mehrere Fokusgruppen: Projektleiter, Projektmitarbeiter, Abteilungsleitung und Mitarbeiter, die Projekte unterstützen. Neben diesen Gruppen von Endnutzern der Prozessmodelle besteht eine weitere Fokusgruppe aus den Prozessverantwortlichen, die für die Pflege der Modelle verantwortlich sind.
Beschreiben Sie, welche Informationen in welcher Fokusgruppe benötigt werden
Beginnen Sie damit, die benötigten Informationen aufzuschlüsseln. Das Bewusstsein für verschiedene Funktionen entsteht durch den Blick auf Aufgaben und Rollen, anstatt durch viele detaillierte Beschreibungen, wie eine Anwendung zu nutzen ist. Treffen Sie eine Auswahl; zu viele Informationen in einem Modell können überwältigen. Prüfen Sie auch, ob Ihre Fokusgruppen Ihre Entscheidungen bestätigen. Im Beispiel von BizzCorp fordern die Projektleiter logische Modelle der allgemeinen Projektprozesse. Für sie sollte ein Prozessmodell beschreiben, was zu tun ist und in welcher Reihenfolge:
Wer in welcher Weise beteiligt ist, unter Verwendung von RACI-Standards (einer Matrix für die Zuweisung von Verantwortlichkeiten);
Einblicke in die beteiligten Risiken und Kontrollmechanismen pro Arbeitsschritt
Leichte Zugänglichkeit von Templates und Abläufen.
Finden Sie heraus, wie Sie den Fokusgruppen Informationen am besten präsentieren
Die Präsentation kann über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Fokusgruppen unterscheiden sich in Bezug auf ihre „logischen“ Zugänge zu Informationen oder geeignete Veröffentlichungsformen. Bitten Sie die Fokusgruppen um Vorschläge, anstatt sich auf Ihre eigenen Annahmen zu verlassen. Die Projektmanager von BizzCorp bevorzugen den One-Stop-Shop in Bizzdesign Horizzon, der es ihnen ermöglicht, auf ihren mobilen Geräten zu arbeiten und direkt auf Prozessinformationen und vorgeschlagene Templates zuzugreifen. Das Hinzufügen von visuellen Analysen zum Modell erleichtert die Überprüfung von RACI, Risiken und Kontrollen, ohne den Nutzer mit Informationen zu überschütten.
Landing Pages erstellen
Nachdem Sie nun festgelegt haben, was für die Verwendung von Prozessmodellen erforderlich ist und wie sie dargestellt werden sollen, besteht der nächste Schritt darin, den Zugang zu den Veröffentlichungen attraktiv zu gestalten. Jede Organisation hat ihre eigene Corporate Identity. Die Verwendung der Unternehmensfarben, Überschriften, Schriftarten und Visualisierungen sorgt dafür, dass sich die Nutzer „zu Hause“ fühlen, nicht abgelenkt werden und sich auf den Inhalt konzentrieren. Wenn Sie Horizzon verwenden, erstellen Sie einfach eine allgemeine Landing Page mit Verknüpfungen, die zu den spezifischen Landing Pages Ihrer Fokusgruppen führen. Auf den Landingpages werden nur die Modelle und Prozessinformationen für eine bestimmte Fokusgruppe angezeigt. Erstellen Sie Platz auf der Landing Page für neue Informationen oder Modelle, die Sie hervorheben möchten. Und noch einmal: Gehen Sie nicht davon aus, dass das, was Sie gemacht haben, logisch ist. Bitten Sie Ihre Fokusgruppe, Ihre Landing Pages zu überprüfen. Brillante Ideen sind meist das Ergebnis gemeinsamer Anstrengungen!

Alles aus Ihren Prozessmodellen herausholen

Eine gut durchdachte Struktur und ein gut durchdachtes Layout für Ihre Prozessmodelle und Publikationen machen den Unterschied, wenn es darum geht, Ihre Ziele mit Prozessmodellen erfolgreich zu erreichen. Bizzdesign kann Ihnen dabei helfen. Bizzdesign hat ursprünglich als Prozessmodellierungsunternehmen begonnen und ist bis heute für seine IP zum Thema Business Process Management bekannt.

Wir haben eine angeleitete Prozess-Framework-Lösung für Prozessteams entwickelt, die sofort einsatzbereite Framework-Templates und Management-Dashboards umfasst. Prozessteams entwerfen und verwalten eine strukturierte Prozessarchitektur, die auf die strategischen Geschäftsziele des Unternehmens ausgerichtet ist. Wir geben den Prozessteams also die Werkzeuge für die Prozessmodellierung an die Hand: Sie können Prozessmodelle auf verschiedenen Detailebenen erstellen, bearbeiten und verwalten, die auf die Unternehmensarchitektur abgestimmt sind, so dass sie Einblicke in das gesamte Unternehmensmodell erhalten, um Transformationsinitiativen effektiv durchzuführen.

Kurz gesagt, mit unserer sofort einsatzbereiten Lösung für das Business Process Management können Sie: